O futuro dos espaços de trabalho – uma breve reflexão

Em meu último post fiz uma provocação sobre como seriam as novas dinâmicas dos espaços de trabalho pós COVID-19 e, desde que escrevi aquele texto, continuei acompanhando o que dizem os especialistas a respeito deste assunto, lendo matérias, publicações e participando de webinars promovidos por diversas empresas e organizações.

É fato que estamos vendo e vivendo mudanças estruturais e profundas em diversos níveis, e muito do que estávamos habituados, está mudando rápida e permanentemente. A cada dia vejo uma nova solução, que contribuirá de alguma forma, para evitar o espalhamento do vírus quando a quarentena tiver que ser interrompida. Sabemos que o vírus continuará circulando e, enquanto não houver uma vacina, a atividade econômica tem que continuar, mas de uma forma totalmente diferente e, digamos, mais “cautelosa”. Para citar algumas mudanças, na esfera pessoal, o “mask fashion”, ou, o uso de máscaras como um acessório (que tende a ser obrigatório), com apelo visual, já esta ocorrendo. Na escala urbana, já vemos Bogotá construindo novos quilômetros de ciclovias para desafogar a lotação dos transportes públicos. Nos edifícios, vemos peças com novas funcionalidades sendo incorporadas a mobiliários – proteções de acrílicos para mesas de profissionais de atendimento, ou uma espécie de “pedal” incorporado à portas, para que os usuários possam abri-las com os pés, abandonando as maçanetas, e tantas outras inovações a serem incorporadas ao nosso cotidiano.

Em minha provocação inicial, questionei a real necessidade dos espaços físicos de trabalho utilizados no período “pré-COVID-19”, mas: será que, com a prática do “home office” que, em muitos casos tem sido bem sucedida, as empresas precisarão de espaços tão grandes para acomodar seus colaboradores? Inicialmente, conclui que não, ou seja; estes espaços deveriam ser reduzidos e otimizados para suportar somente aqueles colaboradores fundamentais à empresa (referindo àqueles cuja presença física é inevitável), enxugando assim diversos custos como aluguéis, taxas condominiais, seguros, entre tantos outros.

Na mesma semana em que escrevi meu último “post”, recebi um questionamento por e-mail do time de arquitetura de uma grande empresa multinacional, da área de tecnologia, para quem estamos prestando consultoria LEED, dedicada ao seu novo escritório corporativo. Era uma pergunta simples, sobre a quantidade de vagas de bicicletas que deveriam ser exclusivas, levando em consideração que o “headcount” previsto seria de 1.400 funcionários. Apesar de me ater à resposta técnica, confesso que surgiram algumas indagações: será que, passada essa crise, a empresa manterá os 1.400 colaboradores “internalizados”? Será que, mesmo durante esta crise, sem data exata de término, o projeto manterá o mesmo escopo? Como será que a empresa está se planejando para um futuro pós COVID-19? O que será que ela pensa sobre os layouts e dinâmicas dos espaços de trabalho daqui para frente? Este projeto ainda é embrionário. Mas não duvido que muita coisa deve mudar até a sua completa execução e ocupação.

Entretanto, mesmo diante de tantas indagações, tendo a acreditar que os escritórios devem se “reocupar” em breve, embora como novas recomendações dos especialistas em saúde, com novas regras de higiene e distanciamento. Mas, será que mesmo diante dessa mudança de comportamento, os espaços de trabalho tendem necessariamente a reduzir, ou podem vir crescer? Levantei 3 hipóteses para responder a essa questão:

Hipótese 1 – Se analisarmos as empresas que não têm como objetivo manter qualquer forma de home office (o que uma pesquisa do MIT já apontou não ser mais uma realidade), será que a tendência não é de que seus espaços cresçam em função do distanciamento? A Cushman & Wakefield criou uma espécie de laboratório e “show room” para seus clientes em seu escritório na Holanda. Chamado de “6 Feet Office“, ou “Escritório 2 metros”, em uma péssima tradução literal, ela propõe layouts com novas dinâmicas de circulação e protocolos de higiene. A empresa se baseou nas recomendações da OMS, da comunidade médica e, acima de tudo, em experiência própria, tendo em vista que auxiliou 10.000 empresas na China a mover quase 1 milhão de trabalhadores de volta aos escritórios no último mês. Esse novo layout de 2 metros de distância, inevitavelmente faz com que a empresa necessite de mais espaço para acomodar todos os seus ocupantes juntos.

Fonte: Six Feet Office, Cushman & Wakefield

Hipótese 2 – Para as empresas que decidirem por manter, parcialmente, o home office ou adotar alguma forma de rodízio, é possível que esses espaços sejam otimizados. Vale ressaltar que otimização significa fazer mais com menos, ou; acomodar menos gente em espaços melhores, adotando uma série de novas premissas de circulação, distanciamento e higiene.

De acordo com o o Arq. Janet Pogue McLaurin da Gensler, os espaços de trabalho reduziram em 25% na ultima década e os tradicionais cubículos em “L” passaram a dar lugar para fileiras de mesas, muitas vezes com menos de 2m cada, com pessoas sentadas lado a lado e frente a frente. Ou seja, as empresas de fato buscaram “otimizar” seus espaços, mas não sob o ponto de vista da saúde de seus usuários. Não as culpo, pois tenho certeza que não foi com má intenção – ao contrário, temos visto nos últimos anos empresas investindo pesadamente em saúde e bem estar dos colaboradores como nunca visto (ex. certificações WELL e FITWEL) – mas simplesmente porque a otimização da “área por ocupante” não previa cenários pandêmicos e, consequentemente, o atual e tão necessário distanciamento.

Hipótese 3 – Os espaços não vão crescer nem diminuir, pelo menos a curto prazo, em que qualquer mudança física significa custos extras para empresas, principalmente em um momento econômico tão delicado. Como mencionei anteriormente, reduzir os espaços traz a diminuição de custos operacionais, mas a curto prazo, qualquer alteração de layout também implica em alguma despesa, pois exige novo projeto e obra. E, inevitavelmente, implica em um planejamento de médio e longo prazo. Portanto, imagino que essa seja a hipótese que faz mais sentido atualmente; aventada em um artigo da NY Times, a possibilidade é que haja um “balanceamento” da área de escritório, ou seja, para aquelas empresas que adotarem o home office parcial, a ocupação fixa tenderá a diminuir, mas os postos fixos deverão ser dispostos de tal forma a respeitar o distanciamento mínimo de 2 metros.

Mas, apesar de continuar incerta sobre qual hipótese tende a prevalecer (e ainda podemos descobrir outras nas próximas semanas), o fato é que uma série outros fatores devem ser priorizados, antes de falarmos em tamanhos (m2) e layouts, para o retorno seguro dos colaboradores.

De acordo com uma pesquisa realizada durante um webinar da JLL em 19/03/20, as prioridades para retorno aos espaços de trabalho eram: 34% das pessoas entrevistadas julgaram fundamental estarem informadas a respeito de mecanismos e protocolos adotados pela empresa para combater a contaminação ao COVID-19, sendo essa uma preocupação tão importante quanto aos procedimentos que a empresa adotará no caso dos colaboradores vierem a ser efetivamente infectados (35% dos entrevistados). Um mês após esta pequisa, na segunda edição do webinar, a pergunta formulada foi: “o que é mais importante para você?”. Em primeiro lugar, com 29% dos entrevistados, foi a “estratégia a ser adotada pelas empresas para reentrada nos espaços de trabalho”, seguida por “ajustes nos espaços de trabalho para atender ao distanciamento social”, com 20% dos entrevistados e, por último, “os protocolos de abertura de edifícios e facilidades”, com 18%.

Na minha opinião, os reajustes nos espaços de trabalho, que não incorram necessariamente em obras, e a estratégia de reentrada, devem fazer parte do protocolo, ou seja, devem ser um estratégia integrada. Mas, além da CW, outras empresas e organizações já estão propondo protocolos de retorno ao trabalho, como o caso da FIESP, que publicou no último dia 18/04/20 uma proposta de “Protocolo para a Retomada da Atividade Econômica Pós Quarentena”, com uma série de diretrizes, alinhadas às recomendações da OMS, dentre as quais vale destacar:

  • “Privilegiar o teletrabalho sempre que possível”;
  • “Manter uma distância mínima segura entre as pessoas e, onde não for possível utilizar barreira física ou protetor mais potente”;
  • “Revisar layouts e métodos de produção, ajustando-os para atender às necessidades sociais de distanciamento (…)”

Ainda, de acordo com esses protocolos, seremos obrigados a adquirir novos hábitos e dinâmicas de relacionamento, que são todas mudanças comportamentais. Nos acostumaremos ao uso de máscaras, a higienizar as mãos e superfícies frequentemente, veremos dispensers de álcool gel e lenços umedecidos com desinfetantes espalhados por todos os cantos, controlaremos a quantidade de usuários nos banheiros, elevadores, tranporte público, restaurantes, nos comprimentaremos com acenos, e assim por diante…

Além das mudanças comportamentais, a médio e longo prazo, passaremos então a presenciar mudanças estruturais e/ou físicas dos espaços. À parte da preocupação do tamanho dos espaços, veremos uma série de mudanças, como a escolha dos materiais de acabamento, dando preferência àqueles que não acumulam sujeira e, por exemplo, os sensores para superfícies de alto toque que evitam a necessidade de apertar um botão de elevador ou usar uma maçaneta, dentre vários outros que ainda estão por vir.

Outro ponto fundamental, que requer especial atenção, é a qualidade do ar interior, que vem sendo abordado por diversos especialistas em artigos específicos. Antes da crise, era um privilégio de preocupação real apenas em grandes edifícios corporativos (muitos desses com algum tipo de certificação ambiental), entretanto, deverá se destacar em qualquer tipo de projeto. Como projetar um edifício de forma a garantir um ar mais saudável nos espaços internos, já que o ar interno é geralmente mais contaminado que o ar externo? Cada vez mais, os projetos deverão privilegiar sistemas de renovação e filtragem de ar.

Na China, por exemplo, um dos fatores que contribuiu pesadamente na retomada dos espaços de trabalho foi a boa qualidade do ar interno nas edificações. Conhecido por seus altos índices de poluição atmosférica, o país institui uma norma própria de Qualidade do Ar que forçou as edificações a garantir qualidade do ar interno em padrões melhores do que a condição externa nos últimos anos.

Enfim, todo esse assunto é muito novo, longo e ainda vai dar muito “pano pra manga”. Mas, por hora, minha conclusão, com base na opinião de todos os especialistas é a seguinte; não adianta se preocupar com layouts, tamanhos dos escritórios, com os protocolos, as tecnologias, o mobiliário, as máscaras e o álcool gel, se não houver confiança entre as pessoas e entre os colaboradores e empresas. Independente do plano de retomada da empresa, os colaboradores precisam se sentir seguros para retornarem ao ambiente de trabalho. Não podemos ignorar o receio das pessoas terem seus empregos ameaçados, caso se recusem a voltar ao trabalho. Mas se, ao menos, as pessoas terem a certeza que as empresas se comprometerão a garantir a segurança mínima, elas estarão muito mais confiantes a retomada de suas atividades.

Mas também é necessário colaboração e confiança mútua entre as pessoas individualmente. Como qualquer mudança, principalmente aquelas repentinas e/ou forçadas, elas só funcionam se os indivíduos cooperarem, respeitarem e confiarem a si próprios e, acima de tudo, tiverem a certeza de que tudo vai dar certo. Lembrem que o ser humano tem um alto potencial de adaptabilidade, resta a nós confiarmos uns aos outros, e a mudança não será tão dolorida! Por hora, para aqueles que podem, continuem a trabalhar em casa e colaborem para que o sistema de saúde e a economia não colapsem.

Tudo vai passar e sairemos mais fortes de tudo isso!

Escrito por: Arq. Luiza Junqueira

#juntossomosmaisfortes #ficaemcasa

Em tempos de COVID-19, as certificações WELL e FITWEL nunca fizeram tanto sentido

Assim como todos, eu também tive que me adaptar abruptamente ao home-office. O mais irônico disso tudo foi que, após três anos no modelo home office, fazia apenas um mês que a StraubJunqueira havia mudado para um novo escritório e expandido a equipe. Voltei alguns estágios, mas dessa vez com filho pequeno em casa e sem qualquer ajuda de pessoas externas. Sem problemas, isso passará e até lá nós nos adaptamos, como sempre fizemos enquanto seres humanos; horários alternativos de trabalho, queda na produtividade, revezamento com o marido nas atividades domésticas, no entreterimento do filho (certeza que a parte mais difícil de tudo isso!!) e no trabalho, e assim estamos sobrevivendo e nos adaptando – hoje já em seu 24º dia.

Para além de me adaptar ao home office, que convenhamos, no meu caso foi mais uma questão de lidar com novos componentes (pois acostumada eu já estava), tive que me adaptar a dar aulas online para a turma de pós-graduação do Mackenzie, que já estava em curso. Passei do real para o virtual em questão de uma semana, isso sim foi uma readaptação!

Coincidentemente, minha segunda aula virtual era justamente sobre as certificações de saúde e bem-estar dos ambientes construídos – tema que quem me conhece, sabe o quanto tenho me debruçado nos últimos anos e que a cada vez que me aprofundo, descubro o quanto ainda temos a explorar e fico cada vez mais interessada.

Conforme ia lecionando, ia percebendo o quanto este tema não poderia estar mais atual. Para chegar ao tema das certificações, obviamente preciso apresentar o problema, o contexto, o embasamento e a justificativa para que elas ocorram e, para tanto, apresento uma série de dados retirados de estudos científicos, pesquisas, públicações, entre outros.

Perceber, entre uma série de outras constatações, que;

  • Metade da geração Y e 75% da geração Z largam os empregos devido a problemas de saúde mental;
  • A sindrome do “burnout” é a única doença psíquica derivada exclusivamente do esgotamento do trabalho;
  • Muitos profissionais afirmam que suas vidas profissionais intereferem muito em suas vidas pessoais e que a busca pelo “equilíbrio” afeta cada vez mais suas decisões pela escolha de uma vaga de emprego;
  • Empresas estão afirmando que um dos benefícios tangíveis de suas estratégias tecnológicas esta em moldar as novas maneiras de trabalhar através da transformação organizacional;

Isso tudo nos leva a perceber que o trabalho se tornará cada vez mais “o quê fazemos” ao invés de “o lugar para onde vamos”. E isso significa dizer que todos teremos que nos reinventar a nos adaptar ao que esta por vir, pós COVID-19.

Mas afinal, o que está por vir?

Não sei! O que posso supor é que, certamente muitas empresas perceberão que o modelo home office faz muito mais sentido do que poderiam imaginar – só fico pensando a dificuldade dessa mudança abrupta para aquelas empresas de perfil controlador que querem todos os funcionários “embaixo da asa” para ter a certeza de que estão “trabalhando” (rsrsrs doce ilusão, já diria o presenteísmo). Obviamente, não faz sentido para todas as empresas e nem para todos os perfis de usuários (já estamos vendo muitos sofrendo de estress psíquico em função do isolamento), mas, nessa toada de adaptação, vai sim fazer sentido para muitos!

Isso significa dizer que, se as empresas perceberem que o home office faz sentido, consequentemente perceberão o potencial de redução de custos que modelos como esse trazem; desde redução de vale-transporte, horas úteis gastas em deslocamentos, seguros, entre vários outros, inclusive em seus espaços físicos. Será que as empresas realmente precisam dos espaços que elas supõem precisar, ou podem enxugar (e muito) suas estruturas físicas? Essa redução dos espaços significaria menores aluguéis, menores taxas condominiais e menores custos com manutenção, o que possibilitaria a elas reverter essa economia em investimento a espaços cada vez melhores e saudáveis para aqueles que de fato necessitam os ocupar. E, como já sabemos, esse investimento traria mais retorno financeiro, pois um ótimo ambinete de trabalho aumenta a satisfação, o engajamento e a produtividade dos colaboradores.

Nesse sentido, as certificações focadas em saúde e bem-estar, tais como a WELL e FITWEL asseguram e atestam que os espaços físicos das empresas são bons para a saúde física e mental de seus colaboradores, mas acima disso, independentemente de qualquer certificação, o mais importante é aplicar os seus conceitos para poder colher todos esses benefícios.

Desta forma, mais do que nunca, precisamos repensar os modelos e planejar a ação futura, seja falando de pessoas, empresas ou sociedade. Como em um PDCA, mas neste caso obrigados a começar direto pela implementação, sem qualquer planejamento, talvez agora (não sei dizer se ainda prematuramente) já estejamos na etapa de verificação – validando se este modelo faz mesmo sentido, quais seus reais benefícios, para quê, aí sim, possamos planejar nosso futuro pós COVID-19 e implementar as lições aprendidas. Seria algo como um “do”, “check”, “plan” and “act”.

Será que empresas como a StraubJunqueira, com uma estrutura tão enxuta, não conseguiria implementar formas de trabalho remoto, fazendo a gestão de suas equipes através das diversas plataformas disponíveis por ai? Será o que está ocorrendo não serviu de choque de realidade para percebemos que talvez já estivéssemos no modelo ideal, e na tentativa de irmos para o convencional, que não era bem por ai…? Será que grandes edifícios que servem para abrigar dezenas de salas de aulas idênticas vão fazer sentido daqui para frente? Será que veremos ocorrer novamente grandes eventos com aglomeração de pessoas? Realmente não tenho essas resposas agora e, inferir qualquer cenário, neste momento, seria prematuro demais.

Mas uma coisa é certa; entre as diversas adversidades, eu já me adaptei ao home office e também ao modelo de aulas vituais. Claro que ainda há muito a ser aprimorado (“DCPA”), mas novos tempos estão chegando!

#fiqueemcasa #staysafe

Saiba mais sobre o processo de implementação das certificações WELL e FITWEL.

Por Luiza Junqueira